Lo scorso 12 gennaio l’UNI – Ente Italiano di Normazione ha pubblicato la prassi UNI/PdR 138:2023 relativa alla predisposizione del “Modello semplificato di organizzazione, gestione e controllo di cui al D. Lgs. 231/2001 per la prevenzione dei reati contro la Pubblica Amministrazione e dei reati societari nelle micro e piccole imprese”.
Il documento si rivolge a micro e piccole imprese e contiene prescrizioni tecniche generali utili alla predisposizione di un “Modello Organizzativo 231” semplificato, ossia che risponda alle esigenze della micro e piccola impresa: di adattarsi alla propria struttura interna “minimale”.
Lo scopo è duplice, nel rispetto dei requisiti previsti dal D. Lgs. 231/2001:
- introdurre elementi di razionalizzazione del sistema di controlli interni e favorire l’accesso a forme di premialità e di finanziamento di tipo pubblico;
- fornire uno stimolo ed un riferimento operativo a quelle aziende che, pur rappresentando la componente numericamente maggioritaria del tessuto produttivo nazionale, non rientrano nei canoni dimensionali e di complessità strutturale propri delle imprese tipo, idealizzate nelle principali linee-guida ed elaborazioni giurisprudenziali vigenti in materia.
La struttura del MOGC secondo la prassi UNI/PdR 138:2023
Lo scheletro descrittivo che potrà caratterizzare il MOGC di ciascuna delle micro e piccole imprese rientranti nel target di riferimento (e che poi a loro volta potranno adattarne i contenuti in base alle proprie specificità organizzative e di business) si compone di 10 paragrafi, per ciascuno dei quali, la prassi UNI fornisce un approfondimento esplicativo che presta attenzione alle peculiarità del modello 231 semplificato, attraverso esempi illustranti ipotesi di contenuti dello specifico Modello organizzativo.
La prassi pone l’attenzione su diversi aspetti con lo scopo di spiegare le caratteristiche del modello a partire dal sistema di prevenzione della responsabilità da reato alla conoscenza che ciascun dipendente della società deve avere dei tratti essenziali della legislazione rilevante in materia, dagli obiettivi che la società intende promuovere adottando un modello organizzativo 231 ai possibili lettori del MOGC (dal dipendente fino al funzionario pubblico e al magistrato), dai destinatari (interni ed esterni) dei contenuti precettivi del modello stesso alle peculiarità dell’Organismo di Vigilanza di una micro e piccola impresa (il D.Lgs. 231/01 consente che, negli enti di piccole dimensioni, le funzioni di OdV possano essere svolte direttamente dall’organo amministrativo), al sistema sanzionatorio in relazione al quale la prassi evidenzia le criticità applicative nel caso in cui il destinatario sia l’unico amministratore della società.
Attività a rischio-reato: i protocolli per la prevenzione dei reati contro la P.A. e societari
La prassi in oggetto dedica poi ampio spazio ad individuare le possibili attività a rischio-reati contro la P.A. e societari e a delineare i protocolli operativi finalizzati a ridurne il rischio di verificazione ad un livello accettabile.
Il MOGC proposto dall UNI/PdR 138:2023 prevede che l’individuazione effettiva delle aree sensibili passi in primo luogo attraverso l’elencazione delle fattispecie di reato rilevanti ai fini del D. Lgs. 231/2001. A questa elencazione, segue sia una disamina esemplificativa delle ipotetiche forme di interesse o di vantaggio per l’ente associabili alla realizzazione dei reati contro la P.A. o societari, sia un approfondimento dettagliato delle attività standard dalla cui esecuzione illecita può derivare la responsabilità da reato delle società.
La prassi UNI, pertanto, in relazione ai reati contro la Pubblica Amministrazione, individua, quali fonti del coinvolgimento dell’ente nel cui interesse o vantaggio gli stessi siano commessi, e, in relazione, invece, ai reati societari, ipotizza la realizzabilità di reati per motivi come le false comunicazioni sociali e la corruzione tra privati. Inoltre, per quanto riguarda i processi aziendali standard la PdR opera una individuazione esemplificativa congiunta di quelli attinenti ai reati contro la P.A. e quelli peculiari dei reati societari. L’Appendice A del documento in esame è di riferimento per gli approfondimenti relativi alle attività in cui ciascun processo si estrinseca.
I protocolli che la prassi UNI propone come raccomandazioni per ridurre il rischio di commissione dei reati indicati, rispondono ai principi di (i) segregazione delle funzioni tra chi autorizza, chi esegue e chi controlla le attività societarie; (ii) di trasparenza, documentazione scritta e verificabilità ex ante ed ex post delle motivazioni sottese alle decisioni e scelte assunte; (iii) di predisposizione di limiti di spesa in relazione a specifiche operazioni; (iv) di osservanza delle disposizioni codicistiche e di legge vigenti in tema di formazione del bilancio e correttezza delle informazioni ivi contenute, di tenuta dei libri sociali e delle scritture contabili, di conflitto di interessi degli amministratori e di svolgimento delle assemblee degli organi sociali; (v) di comparazione tra fornitori e di scelta degli stessi secondo criteri oggettivi e di mercato; (vi) di regolarità delle operazioni di fatturazione e di pagamento al fine di evitare la formazione di fondi neri o contabilità parallele che possano costituire strumento per attività corruttive.
In conclusione
La UNI/PdR 138:2023 offre una traccia per la redazione di un modello organizzativo che impegni l’ente nella prevenzione dei reati ex d.lgs. 231. Questo documento rappresenta un modo per supportare il settore delle PMI nel superamento delle criticità riscontrate in materia compliance.
Il merito maggiore della prassi è pertanto di sollecitare tale settore ad aderire alla compliance 231, attraverso non lo spettro della sanzione amministrativo-penale interdittiva o pecuniaria, ma significando i benefici che alle micro e piccole imprese possono derivare in termini sia di efficientamento e razionalizzazione dei controlli interni, sia di vantaggio competitivo sotto il profilo dell’ottenimento del Rating di legalità da parte dell’AGCM, oltre che di ulteriori conseguenze favorevoli nei rapporti con banche e P.A.
Clicca qui per scaricare la UNI/PdR 138:2023 (è necessaria la previa registrazione dell’utente sul sito www.uni.com).
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